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Regystrum gestisce completamente il workflow della protocollazione, archiviazione e assegnazione di documenti e file di ogni genere.
Regystrum permette di effettuare la registrazione di qualsiasi tipo di file (documenti, fogli elettronici, immagini, ecc.). La registrazione si compone di:
I file vengono fisicamente archiviati nel Drive di un unico utente G Suite (già Google Apps) impostato all’atto del setup di Regystrum. In quel Drive, Regystrum crea l’omonima cartella entro cui andrà ad archiviare in ordine per anno, mese e numero di protocollo, tutti i file registrati. Un potente motore di ricerca permetterà di ricercare i termini desiderati sia all’interno dei campi usati per la protocollazione, sia nel testo contenuto nei file protocollati.
A seguito della registrazione, ciascun protocollo può essere assegnato per conoscenza o per competenza a singoli utenti e a interi gruppi, gli stessi creati e gestiti in G Suite, con cui Regystrum si sincronizza. Le assegnazioni vengono notificate automaticamente via email. Anche la “presa in carico” è totalmente gestita all’interno di Regystrum e integrata nelle attività di Gmail e Calendar, così come lo è ogni feedback.
Basta con le applicazioni vecchio stile. Regystrum rende snella e perfino gradevole l’attività di protocollazione e smistamento di documenti e file, in perfetto stile G Suite!
Regystrum contiene un motore di ricerca, basato sull’algoritmo di Google, che permette di ricercare i file per tutti i campi utilizzati all’atto della protocollazione ed anche all’interno del testo contenuto nei file stessi. La possibilità di implementare una classificazione totalmente personalizzata, dà un ulteriore contributo.
Ogni operazione di protocollazione, modifica e assegnazione è tracciata in Regystrum, sia a livello complessivo (file di log) sia all’interno della “history” di ciascun protocollo. Data, utente e tipo di operazione sono tracciati in dettaglio e per sempre.
Sicurezza e rapidità caratterizzano l’accesso a Regystrum che eredita il Single Sign on direttamente da Google. Questo significa che Regystrum sfrutta la stessa procedura di autenticazione e gli stessi dati utilizzati da ogni utente per accedere a Gmail e a qualsiasi altro applicativo di G Suite. E si può accedere anche dall’interno di Gmail, Drive, Calendar ecc.
Migliaia di utenti utilizzano oggi Regystrum. L’esigenza di protocollare, archiviare e assegnare in sicurezza e semplicità documenti e file è sentita da aziende ed enti di ogni tipo e settore. Ecco perchè organizzazioni che apparentemente non hanno nulla in comune tra loro, quali ad esempio una banca, un ospedale e un ente fieristico, usano quotidianamente Regystrum per le loro attività di protocollazione, archiviazione e assegnazione.
La struttura dei prezzi di Regystrum è estremamente semplice e proporzionale al numero di utenti utilizzati.
Inizia subito ad utilizzare Regystrum, siamo a tua disposizione. Chiedici tutte le informazioni che desideri, o attiva subito la trial gratuita di 30 giorni!
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