Terms of Service

Background and description of the application

 

The Regystrum software application (also called, hereinafter, “Application”) was entirely designed and manufactured by Comtaste S.r.l. (registered office: Rome, Italy, Via Nomentana 761 – VAT and Tax Code 08673311000) and is accessible via the Internet in SaaS mode (“Software as a Service”). Regystrum aims to manage activities related to the registration, archiving and distribution / assignment of documents in electronic format and files of all kinds within an organization.
Regystrum is highly integrated into the “G Suite” platform, of which it also uses the login authentication procedure (single-sign-on). Therefore, in order to be able to use the application, the Customer must have his own G Suite accounts.
Before using the application, it is important to read these Terms of Use, which must be accepted. The activation of an account (free or paid) by a third party implies the tacit acceptance by this of these conditions of use.

 

Intellectual property

 

All Intellectual Property Rights on the Application and all its components and characteristics are and remain by Comtaste, understood in the broadest sense, such as software, brands, trade and industrial secrets, graphics and the “look & feel” ”, the structure, the organization, the design, the algorithms, the data models, the operational flow, the texts, the logos.
The Customer undertakes not to attempt reverse engineering activities, not to copy, modify, decompile or disassemble the software, or in any way attempt to reconstruct or discover the source code of the application. In any case, Comtaste reserves every right relating to the application that is not expressly attributed to the Customer within these general conditions.
Comtaste will have a free, unlimited, universal, transferable and perpetual license to use or incorporate in the application any and all suggestions, ideas, requests for improvement or new features or characteristics and any other information provided by the Customer relating to the application.

 

Use

 

Regystrum is aimed at companies and freelancers, as well as organizations and entities of any kind, including public entities, for the purposes of normal use within its organizational structure. These recipients are referred to below with the generic term “customers”.
The resale and / or any form of transfer to third parties is forbidden to the Customer, even free of charge.
At the time of the purchase order, each customer must provide their name and / or company name, tax information, full postal address, telephone and e-mail address. The Customer undertakes to provide only true and correct contact and billing information. The Customer undertakes to use the application in accordance with the provisions described in this document, the provisions of the law and any other current regulatory provision and, in any case, not to implement or encourage any use of the application that may be illegitimate or harmful to others’ rights, interests and powers. In any case where the Customer’s conduct no longer complies with the terms of these conditions, or in cases in which anomalous use of the application is found, Comtaste S.r.l. reserves the right to take any measure it deems necessary, including that of immediately prohibiting access to the account by the Customer or otherwise suspending its activity. Comtaste has the right to mention the Customer, also on its website or other means of mass communication, as a user of Regystrum. It is the Customer’s right, moreover, to request by email to support@regystrum.com that his name or company name be removed from the publication.

 

Assistance

 

Regystrum is an application that does not require particular skills or learning activities from users and is based on the same intuitive methods of use that characterize Google Apps. In any case, following the subscription of the service, the Application’s User Manual is provided to the Customer. It is recommended that the user viewing at least the paragraphs “Installation and first access” and “Settings and customizations” contained in the manual.
The subscription to the service does not include any support activities and guidance on the use of the application. Any requests for the supply of dedicated support or help desk services may be subject to a separate financial offer by Comtaste. In any case, following the subscription of the service, the Application’s User Manual is provided to the Customer. It is recommended that the user viewing at least the paragraphs “Installation and first access” and “Settings and customizations” contained in the manual.
The subscription to the service does not include any support activities and guidance on the use of the application. Any requests for the supply of dedicated support or help desk services may be subject to a separate financial offer by Comtaste. In any case, any reports from the Customer regarding the detection of bugs in the application can be sent by email to support@regystrum.com. On these reports, the Regystrum support team will activate with the “best effort” criterion.
Variation of these conditions
Comtaste reserves the right to change the terms and conditions of use at its discretion, notifying the user of these changes by means of a notice published on its website and / or by sending an e-mail. The Customer is obliged to accept the aforementioned changes without prejudice to the right to withdraw from the contract.

 

Application architecture and referral legislation

 

Regystrum is installed on Google App Engine, the Google hosting and application development platform that is part of the Google Cloud Platform, to whose specific rules and conditions of service please refer https://cloud.google.com/docs terms /). The application also stores the archived files directly on the Drive of a G Suite user designated by the Customer. Even outside of the use of Regystrum, on Google Drive all documentation registered with Regystrum can be viewed and downloaded by the Customer. The use of the Drive space beyond a certain limit (established by Google) has a cost that will have to be borne by the Customer in case of need for additional storage space. The additional space can be purchased directly by the Customer, to whom Google automatically notifies the approaching saturation of the available space. All the conditions of service provided by the G Suite platform apply, to which specific reference is made, and which the Customer has already accepted as a G Suite user. The reference regulations guarantee, among other things, certain levels of uptime, security, privacy and quality of service. In any case, Comtaste guarantees that access to the application code, for maintenance and updating activities, is carried out exclusively by people who are trusted and under their control. In addition to what is described above regarding the possibility of the Customer to access and download the logged files, in order to strengthen the Customer’s potential to free himself in the future, if he wishes, from the use of Regystrum, a procedure of download of the data associated with the protocols carried out, such as for example the protocol number, the date, the title, the classification, the history and the description of each individual protocol carried out in the time interval desired by the Customer.

 

Fees

 

The use of Regystrum is allowed against payment of a fee for a term use license, as agreed with each Customer, or free of charge for their own promotional purposes. These Conditions also apply to any free use licenses and trial licenses.
Commercial invoices for the fees paid are issued and sent to the Customer in electronic format and via email.

 

Disclaimer

 

Any problems dependent on the G Suite and Google App Engine platforms such as, for example, transient errors, downtime and unreachability of the service, data loss, etc. are not attributable to the application, nor therefore to Comtaste. The specific regulations to which reference has already been made indicate in such cases the form and extent of the compensation due to the Customer by Google. In any case, any compensation due to the Customer by Comtaste cannot exceed the equivalent of 2 (two) months of consideration paid by the Customer for the use of Regystrum.

 

Applicable law and jurisdiction

 

The provision of the service will be governed exclusively by Italian law. For any controversy regarding the interpretation or execution of these conditions, the Court of Rome will have exclusive jurisdiction.

 

Privacy

 

The collection and processing by Regystrum of the data provided by the user takes place in compliance with Legislative Decree no. June 30, 2003, n. 196 and any other legislation regarding the protection of privacy. The information collected is not shared with other companies and the data of our customers are used exclusively to carry out contractual obligations, administrative and contact practices. The data controller is Comtaste S.r.l., via Nomentana 761, Rome, in the person of its pro tempore Director.

 

 

ITALIAN VERSION

 

Premesse e descrizione dell’applicativo

 

L’applicativo software Regystrum (anche detto, nel prosieguo, “Applicativo”) è stato interamente progettato e realizzato da Comtaste S.r.l. (sede legale: Roma, Via Nomentana 761 – P.IVA e C.F. 08673311000) ed è accessibile via Internet in modalità SaaS (“Software as a Service”). Regystrum ha lo scopo di gestire attività inerenti la registrazione/ protocollazione, l’archiviazione e la distribuzione/assegnazione di documenti in formato elettronico e file di ogni genere all’interno di un’organizzazione. 

Regystrum è altamente integrato nella piattaforma “G Suite”, di cui utilizza tra l’altro la procedura di autenticazione all’accesso (single-sign-on). Pertanto al fine di poter utilizzare l’applicativo è necessario che il Cliente disponga di propri account G Suite. 

Prima di utilizzare l’applicativo, è importante leggere queste Condizioni generali di utilizzo, che dovranno essere accettate. L’attivazione di un account (gratuito o a pagamento che sia) da parte di un terzo implica la tacita accettazione da parte di questo delle presenti condizioni di utilizzo. 

Ai clienti aventi personalità giuridica estera, ovvero sede legale fuori dai confini della Repubblica Italiana, non si applicano queste condizioni generali bensì le condizioni in lingua inglese (“Terms of Use”).

 

Proprietà intellettuale

 

Sono e rimangono di Comtaste tutti i diritti di proprietà intellettuale sull’Applicativo ed ogni sua componente e caratteristica, intese nella accezione più ampia, quali ad esempio il software, i marchi, i segreti commerciali e industriali, la grafica e il “look & feel”, la struttura, l’organizzazione, il design, gli algoritmi, i data model, il flusso operativo, i testi, i loghi.

Il Cliente si impegna a non tentare attività di reverse engineering, a non copiare, modificare, decompilare o disassemblare il software, o in ogni modo tentare di ricostruire o scoprire il codice sorgente dell’applicativo.  In ogni caso Comtaste si riserva ogni diritto relativo all’applicativo che non sia espressamente attribuito al Cliente all’interno di queste condizioni generali. 

Comtaste avrà licenza gratuita, illimitata, universale, trasferibile e perpetua di utilizzare o incorporare nell’applicativo ogni e qualsiasi suggerimento, idea, richiesta di miglioramento o di nuove funzionalità o caratteristiche ed ogni altra informazione fornita dal Cliente relativamente all’applicativo.

 

Utilizzo

 

Regystrum e’ rivolto ad aziende e liberi professionisti, nonché ad organizzazioni ed enti di qualunque genere, compresi enti pubblici, per gli scopi di un normale utilizzo interno alla propria struttura organizzativa. A tali destinatari si fa qui di seguito riferimento con il termine generico di “clienti”. 

E’ vietata al Cliente la rivendita e/o qualunque forma di cessione a terzi, anche a titolo gratuito. 

Al momento dell’ordine di acquisto ciascun Cliente dovrà fornire il proprio nome e/o Ragione sociale, dati fiscali, indirizzo postale completo, telefono ed indirizzo e-mail. Il Cliente si impegna a fornire solamente delle informazioni di contatto e fatturazione veritiere e corrette. Il Cliente si impegna ad utilizzare l’applicativo conformemente alle prescrizioni descritte nel presente documento, alle disposizioni di legge e di qualsiasi altro provvedimento normativo vigente e, in ogni caso, a non porre in essere od incoraggiare alcun utilizzo dell’applicativo che possa risultare illegittimo o lesivo degli altrui diritti, interessi e facoltà. In ogni caso in cui la condotta del Cliente non dovesse più attenersi ai termini delle presenti condizioni, ovvero nei casi in cui venisse riscontrato un utilizzo anomalo dell’applicativo, Comtaste S.r.l. si riserva la facoltà di assumere qualsiasi provvedimento che ritenga necessario, compreso quello di interdire in via immediata l’accesso all’account da parte del Cliente o comunque sospenderne l’attività. Comtaste ha facoltà di menzionare il Cliente, anche sul proprio sito web o altri mezzi di comunicazione di massa, quale utilizzatore di Regystrum. E’ diritto del Cliente, per altro, chiedere mediante email a support@regystrum.com che il proprio nome o ragione sociale vengano rimossi dalla pubblicazione.

 

Assistenza

 

Regystrum è un’applicazione che non richiede particolari competenze o attività di apprendimento da parte degli utenti ed è basata sulle stesse modalità di utilizzo intuitivo che caratterizzano Google Apps. In ogni caso, a seguito della sottoscrizione del servizio, viene fornito al Cliente il Manuale Utente dell’applicazione. Si raccomanda la visione, da parte dell’utente amministratore, almeno dei paragrafi “Installazione e primo accesso” e “Impostazioni e personalizzazioni” contenuti nel manuale. 

La sottoscrizione del servizio non comprende alcuna attività di supporto e guida all’uso dell’applicazione. Eventuali richieste di fornitura di servizi dedicati di supporto o help desk possono essere oggetto di separata offerta economica da parte di Comtaste. In ogni caso, eventuali segnalazioni da parte del Cliente relativamente al riscontro di bug nell’applicativo possono essere inoltrate mediante email a support@regystrum.com. Su tali segnalazioni il team di supporto di Regystrum si attiverà con criterio di “best effort”.

 

Variazione delle presenti condizioni 

 

Comtaste si riserva la facoltà di variare a propria discrezione i termini e le condizioni di utilizzo, notificando all’utente tali cambiamenti tramite avviso pubblicato sul proprio sito web e/o tramite invio di e-mail. Il Cliente è tenuto ad accettare suddette variazioni fatto comunque salvo il diritto di recedere dal contratto.

 

Architettura dell’applicativo e normativa di rinvio

 

Regystrum è installato su Google App Engine, la piattaforma di hosting e sviluppo di applicazioni di Google che fa parte di Google Cloud Platform, alle cui norme e condizioni di servizio si fa specifico rimando https://cloud.google.com/terms. L’applicativo, inoltre, effettua lo storage (archiviazione) dei file protocollati direttamente sul Drive di un utente G Suite designato dal Cliente. Anche al di fuori dell’utilizzo di Regystrum, su Google Drive tutta la documentazione protocollata con Regystrum può essere visionata e scaricata dal Cliente. L’utilizzo dello spazio di Drive oltre un certo limite (stabilito da Google) ha un costo che dovrà essere sostenuto dal Cliente nel caso di esigenza di ulteriore spazio di archiviazione. Lo spazio aggiuntivo può essere acquistato direttamente dal Cliente, a cui Google notifica in automatico l’approssimarsi della saturazione dello spazio disponibile. Si applicano tutte le condizioni di servizio previste dalla piattaforma G Suite, a cui si fa specifico rimando, e che il Cliente ha già accettato in quanto utente di G Suite. Le normative di riferimento garantiscono, tra l’altro, determinati livelli di uptime, sicurezza, privacy e qualità del servizio. Comtaste garantisce in ogni caso che l’accesso al codice dell’applicazione, per attività di manutenzione e aggiornamento, è effettuato esclusivamente da persone di propria fiducia e sotto il proprio controllo. Oltre a quanto sopra descritto riguardo la possibilità del Cliente di accedere e scaricare i file protocollati, per rafforzare il potenziale del Cliente di affrancarsi in futuro, se lo desidera, dall’utilizzo di Regystrum è stata realizzata ed è direttamente accessibile al Cliente una procedura di download dei dati associati alle protocollazioni effettuate, quali ad esempio il numero di protocollo, la data, il titolo, la classificazione, la storia e la descrizione di ogni singola protocollazione effettuata nell’intervallo di tempo desiderato dal Cliente.

 

Corrispettivi

 

L’utilizzo di Regystrum è consentito dietro pagamento di corrispettivo per licenza d’uso a termine, secondo quanto concordato con ciascun Cliente, ovvero in forma gratuita per proprie finalità promozionali. Le presenti Condizioni si applicano anche ad eventuali licenze d’uso gratutito e licenze di prova (trial).

Le fatture commerciali a fronte dei corrispettivi pagati vengono emesse e inviate al Cliente in formato elettronico e tramite email.

 

Limitazione di responsabilità

 

Non sono attribuibili all’applicativo, nè quindi a Comtaste, eventuali problematiche dipendenti dalle piattaforme G Suite e Google App Engine quali, a titolo di esempio, errori transitori, downtime e irraggiungibilità del servizio, perdita di dati ecc. Le normative specifiche a cui si è già fatto rinvio indicano in tali casi la forma e la misura della compensazione spettante al Cliente da parte di Google. In ogni caso, qualunque indennizzo spettante al Cliente da parte di Comtaste non può eccedere l’equivalente di n.2 (due) mensilità di corrispettivo pagate dal Cliente per l’utilizzo di Regystrum.

 

Legge applicabile e foro competente

 

La prestazione del servizio sarà regolata esclusivamente dalla Legge Italiana. Per ogni controversia in ordine all’interpretazione o all’esecuzione delle presenti condizioni sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.

 

Privacy

 

La raccolta e il trattamento da parte di Regystrum dei dati forniti dall’utente avvengono nel rispetto del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e di ogni altra normativa in materia di tutela della privacy. Le informazioni raccolte non vengono condivise con altre realtà e i dati dei nostri clienti sono utilizzati esclusivamente per espletare gli obblighi contrattuali, le pratiche amministrative e di contatto. Titolare del trattamento dei dati è Comtaste S.r.l., via Nomentana 761, Roma, nella persona del proprio Amministratore pro tempore.

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