Video tutorial

L’uso di Regystrum è facile e intuivo. Puoi constatarlo guardando questi brevi tutorial, showcase delle funzionalità e potenzialità di Regystrum.

Dashboard

La prima schermata che Regystrum presenta all’utente dopo l’accesso è la dashboard, in cui l’utente vede riepilogati i protocolli più recenti che lo riguardano in quanto assegnati a lui per conoscenza o per competenza. La lista dei protocolli può essere filtrata e ordinata in vario modo, con modalità molto simili a quelle presenti in Google Drive e in Gmail.
La lista dei protocolli visualizzata nella dashboard può essere filtrata e ordinata a piacimento dall’utente per data, nome, stato. Cliccando un singolo protocollo si accede immediatamente alla relativa scheda, in cui sono visibili, e stampabili, tutti i dati che lo riguardano.

Protocollazione

Operazione di protocollazione di un documento o file in genere, con relativa catalogazione attraverso l’uso di campi di default (titolo, descrizione) e campi customizzabili dall’amministratore (es: il campo “Ambito” suddiviso nelle 3 opzioni “In Entrata”, “In Uscita”, “Interno”). Il video si conclude con l’inizio della schermata che consente la condivisione del protocollo appena creato.

Assegnazione

Appena creato un protocollo l’applicazione propone le opzioni per condividerlo, che possono essere di 2 tipi: per conoscenza o per competenza. In questo secondo caso è possibile associare un task con tanto di data di scadenza e istruzioni che verrà ricevuto e visualizzato nel Calendar e tra le attività di Gmail del task owner che lo ha preso in carico per conto del suo gruppo/ufficio.

Presa in carico

L’utente che risulta diretto destinatario per competenza di un protocollo, o che è stato designato come “task owner” all’interno di un gruppo destinatario, prende in carico il protocollo ed il task ad esso associato. Da questa azione derivano 2 conseguenze:
– lo stato del protocollo passa da “pending” ad “assigned”
– il task compare nell’account dell’utente tra le attività di Gmail e nel suo Calendar

Archivio e ricerca

La schermata dell’archivio contiene la lista e la maschera di ricerca di tutti i protocolli a cui l’utente è stato abilitato ad accedere. L’algoritmo di ricerca di Google è applicato all’interno dell’archivio di Regystrum in modo da poter trovare con varie opzioni i file desiderati, anche ricercando del testo al loro interno. Il video si conclude mostrando l’organizzazione delle cartelle e dei file sul Drive dell’utente designato per l’archiviazione (2′:28″).

Campi personalizzati

Grazie alla possibilità di aggiungere campi personalizzati, Regystrum permette di implementare classificazioni ad hoc. In questo video vengono illustrati i pochi, semplici passaggi per inserire campi personalizzati (metadati custom).

Pannello di amministrazione

Questo video fornisce una panoramica delle opzioni di impostazione e personalizzazione presenti nel pannello di amministrazione, tra cui la sincronizzione dei gruppi e degli utenti presenti in Google groups, l’impostazione dei ruoli e delle prerogative di ciascun utente per ciascun gruppo/ufficio di cui fa parte, l’impostazione dei metadati custom, il download del file di log di tutte le operazioni effettuate in Regystrum .

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