Regystrum: protocollo, archivio e condivisione dei documenti dentro Google Drive e Gmail
Si usa in due modi: come protocollo interno di un’azienda o di un’organizzazione, oppure da soli, anche con un account Gmail gratuito.
Il workflow di Regystrum
Regystrum è un software online che gestisce completamente il workflow della protocollazione, archiviazione e assegnazione di documenti e file di ogni genere.
Protocolla
Regystrum è un software online che permette di effettuare la registrazione di qualsiasi tipo di file (documenti, fogli elettronici, immagini, ecc.). La registrazione si compone di:
- un numero di protocollo progressivo
- titolo/oggetto e descrizione
- eventuale classificazione totalmente personalizzabile.
Ciascun numero di protocollo può comprendere svariati file, ciascuno con il suo numero identificativo, e integrare quindi un intero fascicolo per una completa gestione documentale online. Il numero di protocollo può essere stampato all’interno dei file protocollati (opzione disponibile per file pdf e png).
Archivia
I file vengono fisicamente archiviati nel Drive di un unico utente Google impostato all’atto del setup di Regystrum. In quel Drive, Regystrum crea le cartelle dell’archivio online ordinate per anno, mese e numero di protocollo, contenenti tutti i file registrati. Un potente motore di ricerca permetterà di ricercare i termini desiderati sia all’interno dei campi usati per la protocollazione, sia nel testo contenuto nei file protocollati. Grazie all’archivio cloud e al potente motore di ricerca, tutti i file archiviati sono immediatamente rintracciabili e accessibili, anche da smartphone e tablet. Il perfetto archivio in cloud.
Assegna
Ciascun protocollo può essere assegnato per conoscenza o per competenza a singoli utenti e a interi gruppi. Le assegnazioni vengono notificate automaticamente via email. Anche la “presa in carico” è totalmente gestita all’interno di Regystrum e integrata nelle attività di Gmail e Calendar, così come lo è ogni feedback. Al protocollo e all’archivio si associa quindi il workflow della distribuzione controllata, per una gestione documentale online completa e ubiquitaria. Un perfetto Document Management System (DMS) o Sistema di Gestione Documentale in cloud e integrato in Google Workspace!
Interfaccia semplice e intuitiva
Basta con le applicazioni vecchio stile. Regystrum è un Document Management System (DMS, o Sistema di Gestione Documentale) che rende snella e perfino gradevole la gestione di protocollo, archivio e distribuzione di documenti e file, sul cloud di Google e in perfetto stile Google Workspace!
Anche in GmailTM
Grazie al widget Regystrum per Gmail™, installabile separatamente dal Marketplace di Google Workspace, basta aprire in Gmail un messaggio inviato o ricevuto, quindi fare un semplice clic per protocollare e archiviare il testo del messaggio e i file allegati. Semplice, efficiente, veloce.
Trova tutto in un clic!
Regystrum contiene un motore di ricerca, basato sull’algoritmo di Google, che permette di ricercare i file per tutti i campi utilizzati all’atto della protocollazione ed anche all’interno del testo contenuto nei file stessi. La possibilità di implementare una classificazione totalmente personalizzata, dà un ulteriore contributo.
- Contratto cliente Gianni Verdi
- Fascicolo Mario Rossi
Tieni traccia di tutto
Ogni operazione di protocollazione, modifica e assegnazione è tracciata in Regystrum, sia a livello complessivo (file di log) sia all’interno della “history” di ciascun protocollo. Data, utente e tipo di operazione sono tracciati in dettaglio e per sempre.
Integrità verificabile nel tempo
Ogni documento protocollato è associato a un’impronta digitale generata con l’algoritmo SHA-256. Confrontandola con il file archiviato puoi verificarne l’integrità in qualsiasi momento e dimostrare che il contenuto non è stato alterato rispetto all’originale. Vale per tutti i piani.
Chi utilizza Regystrum?
Regystrum è usato da oltre 60.000 utenti, come riportato dalla scheda dell’app sul Google Workspace Marketplace. Sempre più aziende ed organizzazioni di ogni tipo adottano e utilizzano oggi Regystrum per le loro attività di gestione documentale.
Proteggiamo le tue informazioni rispettando la tua privacy.
Se vorrai abbandonare Regystrum l’intero archivio e i file protocollati resteranno disponibili sul tuo drive.
Utenti senza limite di numero: oltre i due inclusi, 4 € al mese ciascuno nel piano Team, 7,50 € nel Team Bundle. Lo spazio è quello del Drive Google su cui appoggi l’archivio.
Per aziende e organizzazioni: il protocollo documentale interno
Regystrum tiene il registro di protocollo dell’organizzazione: ogni documento in entrata, in uscita o interno riceve un numero progressivo, un oggetto, una descrizione e una classificazione che definisci tu. I file vengono archiviati nel Drive aziendale, ordinati per anno, mese e numero di protocollo.
Ogni protocollo può essere assegnato per competenza o per conoscenza a singoli utenti o a interi gruppi, ricalcando la struttura di utenti e gruppi che hai già in Google Workspace. La presa in carico e i feedback restano dentro Regystrum e vengono notificati in Gmail e Calendar. Ogni operazione è tracciata nella history del protocollo e nei log.
Si attiva su Google Workspace, da un amministratore Workspace: piano Team se avete già Google Workspace, piano Team Bundle se non lo avete, perché include la licenza.
Posso usare Regystrum da solo, con il mio account Gmail?
Sì. Il piano Single si attiva anche con un account Gmail gratuito, senza Google Workspace: in questo caso l’installazione vale per il singolo utente. Protocolli e archivi i tuoi documenti nel tuo Drive personale, con lo stesso numero progressivo, la stessa classificazione e lo stesso motore di ricerca della versione aziendale.
Con il widget gratuito Regystrum per Gmail protocolli e archivi un’email e i suoi allegati direttamente dalla casella, con un clic, senza scaricare nulla sul computer.
Restano fuori le funzioni che presuppongono più persone: workflow di assegnazione, repository condiviso multiutente e assistenza al setup. Piano Single, 9 € al mese.
Piani e prezzi
Tre diversi piani e la possibilità di un’offerta ad hoc per rispondere al meglio alle esigenze di ogni azienda e organizzazione.
Regystrum Single
€9/mese(108 € + iva l’anno)
1 Utente
Regystrum Team
€19/mese(228 € + iva l’anno)
Comprende 2 utenti
Regystrum Team Bundle
€28/mese(336 € + iva l’anno)
Comprende 2 utenti
Incluso
Prova subito Regystrum
Inizia subito ad utilizzare Regystrum, siamo a tua disposizione. Chiedici tutte le informazioni che desideri, o attiva subito la prova gratuita di 30 giorni, senza carta di credito!
Installa Regystrum attraverso il Marketplace di Google Workspace e per fruire dei primi 30 giorni di prova gratuiti.
Per eseguire l’installazione a livello di interna organizzazione, è necessario utilizzare un account amministratore di Google Workspace (G Suite). Per installazioni singole è sufficiente un account utente ordinario di Google Workspace o un account gratuito di Gmail.
E dopo aver installato Regystrum, non dimenticare di attivare anche il widget Regystrum per GMail™, che permette di protocollare e archiviare i file direttamente dalla inbox di Gmail !