Seli Manutenzioni Generali

L’azienda

Seli è un’azienda del comparto costruzioni che opera da oltre cinquanta anni. Ha esteso gradualmente la propria attività dall’edilizia di finitura alle opere di costruzione e ristrutturazione (sia pubbliche che private), conquistando sul campo prestigio e reputazione di azienda solida e concreta, tanto da essere oggi annoverata tra le più importanti realtà costruttive della provincia milanese.

Le esigenze gestionali

Con oltre 100 milioni di portafoglio ordini, Seli è costantemente impegnata su più commesse, cantieri e progetti. Ognuno di essi comporta una copiosa serie di documenti da gestire, tra disegni tecnici, elaborati grafici, moduli, procedure e vari, che devono essere resi prontamente disponibili e consultabili là dove serve, quando serve e a chi serve, anche in movimento, anche in ufficio, anche in cantiere. E la loro disponibilità deve essere selettiva: ognuno deve poter accedere solo a ciò di cui ha bisogno e a cui è stato autorizzato ad accedere. Con in più l’esigenza di ricevere notifiche attive di assegnazione/condivisione.

I motivi della scelta

Seli sapeva che un sistema di gestione documentale in grado di garantire una tale capillarità ed efficienza avrebbe richiesto un investimento non trascurabile in termini di setup iniziale, spazio archivio e licenze d’uso. Ma Seli ha già adottato Google Workspace (già G Suite), e nell’ampio ecosistema di applicazioni integrate nella suite, Seli ha trovato Regystrum, applicazione perfettamente integrata in GW che permette di azzerare i costi e i tempi di setup in quanto eredita automaticamente le impostazioni e la struttura organizzativa (persone, ruoli, gruppi, cantieri) che Seli ha già impostato in GW. Mediante le personalizzazioni di Regystrum Seli ha anche modo di utilizzare i criteri di classificazione dei documenti che le sono congeniali, potendo anche suddividerli per commessa, referente, cantiere ecc.. La gestione degli accessi e lo spazio archivio, poi, sono gestiti direttamente da Google, garanzia assoluta di sicurezza e affidabilità, valori imprescindibili a cui si ispira l’intera gestione dell’azienda. In più, le persone di Seli che dovranno utilizzare l’applicazione, chiamate a valutare le interfacce utente di diverse soluzioni,  hanno trovato estremamente familiare l’interfaccia di Regystrum e da subito sono state in grado di utilizzarla senza dover chiedere o imparare nulla.

I risultati

In due soli anni dall’adozione, Seli ha gestito con Regystrum diverse migliaia di documenti, li ha protocollati, classificati, smistati e assegnati per conoscenza e competenza, ed ha praticamente azzerato i problemi di sicurezza nella gestione dei documenti, disordine ed errori, gap di informazioni e dati. La recente introduzione del widget che permette di protocollare i file direttamente dall’interfaccia di Gmail ha reso la gestione documentale ancora più semplice ed immediata.

Regystrum è ormai diventato per l’azienda un supporto indispensabile che ci consente di dare la massima attenzione ai requisiti contrattuali, agevola il rispetto puntuale delle norme, e contribuisce al miglioramento continuo del prodotto/servizio offerto.