Chi ha adottato Regystrum
La web app Regystrum è utilizzata in molte realtà del mondo della produzione e dei servizi che l’hanno scelta per le sue caratteristiche uniche di software in cloud integrato con Google Workspace e Gmail. Offre possibilità di personalizzazione spinta, praticità e semplicità di utilizzo.
Le principali funzionalità del Document Management System Regystrum, fortemente integrate tra loro, sono:
- protocollo e classificazione personalizzata
- archiviazione e ricerca
- distribuzione controllata verso destinatari esterni all’organizzazione
- distribuzione controllata verso destinatari interni con eventuale assegnazione e monitoraggio di task connessi ai file archiviati (workflow).
Le prime 3 funzionalità sono comprese sia nella versione Single che in quella Team. La 4^ (distribuzione interna con assegnazione e monitoraggio task) è gestita solo dalla versione Team, che può essere installata da un utente amministratore di Google Workspace (opzione “installa come amministratore” – la versione Single può essere invece installata sia da utenti non amministratori di Google Workspace che da utenti in possesso di un semplice account Gmail).
Nella nostra esperienza di osservazione degli utilizzi che i nostri clienti fanno di Regystrum, riconosciamo ormai profili d’uso caratteristici di determinati settori e tipologie organizzative.
La possibilità di creare campi custom per la classificazione di documenti e file di ogni tipo, nonché l’abilitazione selettiva di gruppi di utilizzatori e di diverse tipologie di utenti (protocollista, protocollista interno a un gruppo, utente ordinario) favoriscono la contestualizzazione di Regystrum rispetto ai vari settori di adozione, siano essi appartenenti al mondo della produzione che a quello dei servizi.
Organizzazioni del comparto edilizia e costruzioni
In queste specifiche tipologie di aziende si tende ad implementare classificazioni documentali articolate per commessa, cantiere, progetto, responsabile, ed eventualmente azienda del gruppo. Queste realtà fanno solitamente grande uso di Regystrum non solo per la creazione e la gestione dei loro enormi archivi documentali, ma soprattutto per la distribuzione dei documenti ai responsabili di commessa/cantiere e progetto, in modo che ogni documento sia sempre disponibile nel luogo giusto al momento giusto.
Un esempio caratteristico di questo pattern di utilizzo di Regysturm nel settore delle costruzioni è il caso di successo di Seli Manutenzioni Generali, azienda con sede nell’hinterland milanese con un fatturato annuo di oltre 100 milioni di euro e commesse sparse in Lombardia e in altre varie parti d’Italia
Aziende di servizi e studi professionali
In queste realtà notiamo spesso un utilizzo intensivo di Regystrum per le funzioni di protocollazione, classificazione, archiviazione e ricerca dei loro documenti e di vari tipi di file, ivi compresi file multimediali (es: rilievi, fotografie, a volte video). Le tassonomie implementate sono spesso rivolte all’identificazione dei clienti e alla tipologia di lavoro o servizio o assistenza prestato.
Tipico il caso di Cooperativa Abaco, una cooperativa di archeologi sempre alle prese con l’esigenza di gestire documentazione relativa a rilievi e scavi che ha trovato in Regystrum lo strumento giusto per protocollare, classificare e archiviare puntualmente l’elevato numero di documenti e file di ogni tipo relativi alla propria attività.
Associazioni e Onlus
Tra gli utilizzatori di Regystrum sono presenti anche molte associazioni e onlus (i cosiddetti “Enti del Terzo Settore”), che si caratterizzano spesso per un grande utilizzo della componente funzionale che permette l’assegnazione e il monitoraggio di task connessi ai file archiviati, implementando veri e propri workflow o processi ad hoc. Queste organizzazioni, che tra l’alto fruiscono o possono fruire di una versione gratuita di Google Workspace ad esse dedicata, gestiscono con Regysturm diversi casi d’uso. Ad esempio, le onlus sono solite gestire l’automazione dei processi associativi basati su distribuzione e assegnazione di documenti e task, come ad esempio:
- il flusso della richiesta di iscrizione, approvazione, pagamento quota di un nuovo socio o volontario
- la protocollazione e il rilascio di ricevute per donazioni
- la gestione e l’archivio degli attestati per certificare la formazione dei volontari
- lo scadenzario di pagamenti o altri adempimenti
oltre ovviamente all’archiviazione di verbali, delibere, libro soci e libro volontari, archiviazione scontrini, fatture, buste paga e compensi a terzi, protocollo delle domande di partecipazione a bandi pubblici, creazione e distribuzione delle comunicazioni interne, tracciamento e archiviazione delle comunicazioni in ingresso e in uscita.
Il caso di successo di Angeli in Moto, una onlus con oltre 900 volontari sparsi sul territorio italiano, è emblematico di questo tipo di utilizzo. Tra le varie associazioni piccole e grandi che utilizzano Regystrum siamo lieti di annoverare diversi Comitati locali di Croce Rossa Italiana.
Anche le aziende commerciali e quelle di produzione tendono a dare molta importanza alla funzione di distribuzione controllata con eventuale assegnazione e monitoraggio task. Connettendo ad un documento o a un fascicolo di documenti uno o più task, riescono a configurare l’utilizzo di Regystrum per scopi precisi. Gli “stati” di un task sono 3: “pending”, quando il task è stato assegnato ma non ancora preso in carico dall’assegnatario, “assigned” quando questi invece lo ha preso in carico, e “done”, quando l’assegnatario conferma il completamento del task.
All’interno di questa articolazione, le aziende gestiscono processi di grande valore, come ad esempio il ciclo degli acquisti: il preventivo di un fornitore viene inviato all’ufficio acquisti con il task di eseguire l’acquisto, l’ufficio acquisti prende in carico il task ed effettua l’acquisto secondo i requisiti autorizzati presenti nel preventivo e nel task che lo accompagna, quindi conferma al mandante l’avvenuto acquisto del bene o servizio richiesto contrassegnando il task come “done”.
Alcune aziende di produzione soddisfano con Regystrum e Google Workspace le loro esigenze di segretezza e custodia di disegni, schede prodotto e altri know how coperti da segreto industriale. In questi casi, infatti, oltre ad una accurata assegnazione del ruolo di protocollista solo ad alcuni utenti fidati, abilitano la cosiddetta verifica a doppio fattore dell’account depositario dell’archivio e dell’account amministratore di Google Workspace e Regystrum, annullando la possibilità che soggetti non autorizzati possano mettere mano sull’archivio e il suo prezioso contenuto.
Tra i clienti di Regystrum sono tra altri presenti diverse Cliniche, Ospedali e Strutture Sanitarie e assistenziali di vario tipo, che spesso implementano classificazioni basate sul tipo protocollo (in entrata, in uscita, interno), sull’ufficio emittente o assegnatario, sulla direzione competente. Tra questi power user citiamo l’Ospedale Santa Lucia, facente capo alla Fondazione Santa Lucia IRCCS, una struttura di rilievo nazionale ad alta specializzazione nel settore della neuroriabilitazione, che nei vari anni di utilizzo di Regystrum ha protocollato molte migliaia di documenti di ogni tipo.