Cooperativa Abaco
Regystrum per la gestione dei documenti digitali
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Settore: Studi professionali, ingegneria, archeologia
www.abacocooperativa.it

Autore: Dr.ssa Donatella Carrafelli
Socia, archeologa


La società

Abaco Società Cooperativa nasce nel 2007 grazie all’unione di uno staff di professionisti in diversi campi e settori, per valorizzare e promuovere le risorse culturali del territorio.

Abaco Società Cooperativa è da sempre fornitrice di servizi per Enti Pubblici, Università e Privati, nei settori più diversi dei Beni Culturali: scavi archeologici, perizie per tribunali, restauri, ricostruzioni, musealizzazioni, editoria.


Le esigenze gestionali

Fin dagli inizi della propria attività, la Abaco ha sempre dovuto gestire un grande numero di documenti e file multimediali: rilievi, fotografie e documenti vari hanno da sempre rappresentato input e output delle proprie attività, con la conseguente esigenza di poterli identificare e rintracciare con precisione e rapidità, archiviare in maniera sicura, raggruppare secondo oggetto, cantiere, tipo di opera ecc. Nonché, rendere disponibili e accessibili sempre e facilmente alle proprie persone e agli interlocutori esterni, siano essi enti pubblici o committenti privati. 

I motivi della scelta

La gestione documentale ha inizialmente rappresentato una nota dolente nell’ambito della varie attività di Abaco. Diversi tentativi di gestione dell’archivio sono stati fatti negli anni, passando da scelte di tipo stand-alone (archiviazione sull’hard disk del proprio computer) a server aziendale condiviso in lan, tutte insoddisfacenti ed esposte a problemi e rischi di perdita dati (con annessi oneri di backup e custodia dati). La soluzione Regystrum, a cui Abaco è approdata per caso attraverso una ricerca sul web, ha presentato da subito i vantaggi e le caratteristiche che Abaco cercava per le proprie attività di archiviazione e protocollo: accesso multi utente mediante browser, nulla da installare, sicurezza e backup gestite dalla piattaforma cloud di Google, operatività cross-browser e cross-device. Anche il setup iniziale, rapido e semplice, ha influito grandemente sui motivi della scelta. La personalizzazione dei metadati, infine, è stato il plus che ha consentito l’implementazione di una tassonomia ad hoc per classificare i documenti e file in genere in maniera assolutamente rispondente alle esigenze specifiche di Abaco.

I risultati

L’adozione di Regystrum ha portato in due anni risultati notevoli: centralizzazione dell’archivio, abbandono di soluzioni di archiviazione ibride di tipo legacy, completa gestione del workflow della condivisione dei documenti con i committenti e gli addetti ai lavori. Migliaia i file archiviati con Regystrum, ricercabili e accessibili in tempi dell’ordine di pochi secondi, traguardo che si pensava irraggiungibile prima dell’adozione di Regystrum. Difficile stimare il risparmio ma posso tranquillamente affermare che i costi relativi alle attività di gestione documentale si siano ridotti enormemente. 

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