FAQ Regystrum

Segue una raccolta delle domande più frequenti ricevute dal nostro help desk, con le relative risposte. Le abbiamo suddivise per comodità in 3 aree tematiche: 1) Funzionalità e architettura, 2) Offerta commerciale, 3) Varie.

Come viene gestito l’accesso a Regystrum?

Sicurezza e rapidità caratterizzano l’accesso a Regystrum che eredita il Single Sign On direttamente da Google. Questo significa che Regystrum sfrutta la stessa procedura di autenticazione e gli stessi dati utilizzati da ogni utente per accedere a Gmail e a qualsiasi altro applicativo di G Suite. E si può accedere anche dall’interno di Gmail, Drive, Calendar ecc.

Siamo una Onlus con oltre 200 utenti e tutti dovrebbero poter accedere a Regystrum per assegnare e prendere in carico documenti e task connessi, che tipo di offerta economica possiamo avere?

Saremo lieti di realizzare per voi una offerta ad hoc. Contattateci per la richiesta.

Nella mia azienda utilizziamo una classificazione particolare di documenti e file. Posso impostare la stessa classificazione all’interno di Regystrum?

Sì, Regystrum permette la classificazione personalizzata dei file in azienda, grazie alla possibilità di creare meta-dati da associare a ciascun file/documento (esempio: “in entrata /in uscita”, “circolari”, “normativa tecnica”, “contratti clienti” ecc.).

In Google Workspace ho creato utenti e gruppi che rispecchiano la struttura organizzativa della mia azienda. Posso utilizzare la stessa struttura anche in Regystrum?

Sì. Regystrum si sincronizza con gli stessi utenti e gli stessi gruppi creati nel tuo dominio Google Apps; non ci sarà alcun effort di creazione, duplicazione o aggiornamento dell’organizzazione di utenti e gruppi.

Cosa succede ai file protocollati con Regystrum se voglio smettere di utilizzare Regystrum?

Regystrum non ti rende schiavo del suo utilizzo, poichè non usa alcun sistema di archiviazione proprietario e organizza i file protocollati in cartelle ordinate per anno e per mese su Google Drive. In più contiene una procedura di download in un file csv di tutti i dati delle protocollazioni effettuate e dell’intero registro di protocollo. Se in futuro vorrai lasciare Regystrum, potrai farlo in un click e senza perdere nulla del lavoro fatto.

Qual è la dimensione massima di ciascun file archiviabile con Regystrum?

Per quanto riguarda i file caricati da Google Drive non ci sono limiti di dimensione (se non quelli imposti da Google Drive), mentre per i caricamenti dal device locale la dimensione massima di ciascun file è 30 MB.

Che tipo di file posso protocollare, archiviare e distribuire con Regystrum?

Qualsiasi tipo di file (pdf, doc, xls, formati audio e video, ecc. ecc.).

Dove vengono archiviati i file?

Tutti i file vengono archiviati sull’account Google Drive di un unico utente prescelto dall’amministratore dell’applicazione, quindi ottimizza l’utilizzo e il costo di ogni GigaByte di spazio su Drive.

E’ possibile creare un fascicolo con vari documenti / file sotto lo stesso protocollo?

Sì, è possibile protocollare vari documenti e file sotto uno stesso numero, e anche aggiungerne successivamente.

Su che infrastruttura si basa Regystrum?

L’Applicazione risiede sul cloud di Google e archivia i file sull’account Google Drive scelto dal Cliente. Regystrum quindi offre le più alte garanzie di affidabilità e sicurezza.

In cosa consiste l’integrazione di Regystrum in Google Workspace?

L’integrazione di Regystrum in Google Workspace (o G Suite) risiede in vari motivi: accesso anche da icona presente all’interno delle Apps (ad esempio in Drive o Gmail), unica procedura di log-in, stesse modalità e metafore di interazione con l’utente, stesso look & feel, notifiche e assegnazioni gestite all’interno di Gmail e Calendar. Inoltre è possibile protocollare file direttamente nella inbox di Gmail (previa installazione dell’apposito widget per Gmail). Quindi massima usabilità e zero tempi di apprendimento da parte degli utenti di Google Workspace.

Per installare il widget per Gmail: https://workspace.google.com/marketplace/app/regystrum_per_gmail/266159728487

Prova subito Regystrum

Inizia subito ad utilizzare Regystrum, siamo a tua disposizione. Chiedici tutte le informazioni che desideri, o attiva subito la trial gratuita di 30 giorni!

Installa Regystrum attraverso il Marketplace di Google Workspace e per fruire dei primi 30 giorni di prova gratuiti.

Per eseguire l’installazione a livello di interna organizzazione, è necessario utilizzare un account amministratore di Google Workspace (G Suite). Per installazioni singole è sufficiente un account utente ordinario. Per installazioni personali si può utilizzare il proprio account Gmail.

Procedi con l’attivazione

E dopo aver installato Regystrum, non dimenticare di attivare anche il widget Regystrum per GMail™, che permette di protocollare e archiviare i file direttamente dalla inbox di Gmail !