L’unione tra Google Workspace e Regystrum rappresenta una soluzione completa per la gestione documentale aziendale. Google Workspace offre una vasta gamma di strumenti per la creazione, l’editing condiviso, il controllo delle versioni, l’accesso sicuro e lo storage affidabile dei documenti aziendali.
Regystrum, integrato perfettamente con Google Workspace, si colloca nella fase successiva, ottimizzando il processo di gestione documentale. Consente infatti la registrazione e protocollazione dei documenti, la classificazione mediante l’uso di metadati, il tagging, e offre strumenti avanzati per la ricerca, sia tramite parole chiave associate al documento che attraverso la scansione “full text” del contenuto. Inoltre, permette la distribuzione controllata dei documenti e l’assegnazione in base alle competenze, associando a ciascun documento task specifici che possono essere facilmente monitorati. Il widget Regystrum per Gmail, inoltre, permette di protocollare direttamente i documenti in arrivo o inviati dalla casella di Gmail.
L’insieme di Google Workspace e Regystrum rappresenta un sistema di gestione documentale su cloud che è allo stesso tempo semplice da utilizzare e altamente affidabile. La scalabilità di questa soluzione la rende adatta sia alle esigenze delle piccole che delle medio-grandi imprese, nonchè degli studi professionali e degli enti del Terzo Settore (no profit), garantendo un’efficace gestione dei documenti a ogni livello organizzativo.
Un ulteriore vantaggio è l’economicità di questa soluzione, il che la rende accessibile anche alle organizzazioni con budget limitati. In un panorama aziendale in cui l’efficienza e la gestione ottimale dei documenti sono essenziali, Google Workspace e Regystrum si rivelano un’opzione di valore impareggiabile nell’ambito dei sistemi di gestione documentale e delle applicazioni di gestione di archivio e protocollo.
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Per eseguire l’installazione a livello di interna organizzazione, è necessario utilizzare un account amministratore di Google Workspace (G Suite). Per installazioni singole è sufficiente un account utente ordinario. Per installazioni personali si può utilizzare il proprio account Gmail.
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