L’esigenza di apporre la marca temporale sui documenti degli Enti del Terzo Settore

Il Terzo Settore è un’area di grande importanza in Italia, composta da numerose organizzazioni non profit che svolgono attività di solidarietà sociale e culturale. Tra queste organizzazioni ci sono le Onlus (Organizzazioni Non Lucrative di Utilità Sociale), che hanno il compito di promuovere il bene comune e di svolgere attività di utilità sociale. 

Negli ultimi anni, il mondo del Terzo Settore in Italia ha affrontato diverse sfide, tra cui la necessità di garantire la trasparenza e la sicurezza dei dati personali dei propri beneficiari e sostenitori. In questo contesto, l’apposizione della marca temporale sui documenti prodotti dalle organizzazioni rappresenta una misura fondamentale per garantire l’integrità e l’autenticità dei dati.

Per garantire la trasparenza e la legalità delle attività delle Onlus e degli enti del Terzo Settore, la normativa italiana prevede l’obbligo di apporre la marca temporale sui documenti prodotti da queste organizzazioni. La marca temporale è un timbro digitale che indica la data e l’ora in cui un documento è stato creato o modificato. L’obbligo di apporre la marca temporale è stato introdotto nel 2006 con il decreto legislativo n. 196, il cosiddetto Codice in materia di protezione dei dati personali. Inizialmente, l’obbligo riguardava solo i documenti informatici prodotti dalle pubbliche amministrazioni, ma successivamente è stato esteso anche alle Onlus e agli enti del Terzo Settore. La normativa italiana prevede che le Onlus e gli enti del Terzo Settore debbano apporre la marca temporale su tutti i documenti informatici che contengono dati sensibili, cioè informazioni che riguardano la salute, l’orientamento sessuale, l’origine etnica e altre informazioni particolari. Inoltre, l’obbligo riguarda anche i documenti che sono stati inviati o ricevuti tramite posta elettronica. L’apposizione della marca temporale serve a garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti prodotti dalle Onlus e dagli altri enti del Terzo Settore. Grazie alla marca temporale, infatti, è possibile verificare la data e l’ora in cui un documento è stato creato o modificato, e quindi accertare la sua provenienza e la sua validità. Inoltre, l’obbligo di apporre la marca temporale contribuisce a garantire la tutela dei dati personali degli utenti e dei beneficiari delle attività delle Onlus e degli enti del Terzo Settore. Grazie alla marca temporale, infatti, è possibile accertare se un documento contenente dati sensibili è stato manipolato o alterato, e quindi intervenire tempestivamente per prevenire eventuali violazioni della privacy. Importante fonte relativa all’argomento dell’obbligatorietà di apposizione della marca temporale per le Onlus, le Associazioni e tutti gli Enti del Terzo Settore, è rinvenibile nel decreto ministeriale del 6 ottobre 2021, emanato dal Ministero dello Sviluppo economico di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale in data 30 novembre 2021. Detto decreto, che è intervenuto a disciplinare gli obblighi assicurativi nei confronti dei volontari degli enti del Terzo settore, prevedere che il relativo registro, secondo quanto previsto dal Codice del Terzo Settore, possa essere tenuto in forma elettronica e/o telematica a condizione che i sistemi utilizzati assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, richiamando nello specifico anche le modalità previste dall’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del Codice civile che stabiliscono, tra l’altro che: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale…”

È importante però sottolineare che l’apposizione della marca temporale non deve essere vista come un mero obbligo burocratico, ma come un’opportunità per le Onlus e gli enti del Terzo Settore di dimostrare la propria attenzione alla legalità e alla trasparenza. Infatti, la presenza della marca temporale sui documenti prodotti dalle organizzazioni può rappresentare un elemento distintivo e di fiducia per i beneficiari delle attività e per i sostenitori. Inoltre, l’adozione di pratiche di gestione dei dati all’avanguardia può costituire un valore aggiunto per le organizzazioni, favorendo la creazione di un ambiente di lavoro più efficiente e sicuro, nonché la semplificazione dei processi amministrativi. Infine, è importante sottolineare che l’obbligo di apporre la marca temporale non rappresenta l’unica misura a tutela della privacy e dei dati personali. Le Onlus e gli enti del Terzo Settore devono adottare un approccio integrato alla gestione dei dati, che preveda la definizione di procedure chiare e trasparenti, l’adozione di strumenti tecnologici adeguati e la formazione del personale. In questo modo le organizzazioni potranno garantire l’integrità e l’autenticità dei propri documenti, aumentando la propria credibilità e la fiducia dei beneficiari delle attività e dei sostenitori.

Se sei interessato all’inserimento della marcatura temporale all’interno della procedura di archiviazione e protocollazione dei documenti gestita da Regystrum, scrivi a support@regystrum.com; il nostro team di esperti sarà in grado di configurare la soluzione più idonea.