Manuale Utente Regystrum

Installazione e primo accesso

L’installazione di Regystrum può essere effettuata da questa pagina del Marketplace di Google Workspace (per brevità: GW) da parte di:

• un utente amministratore di GW; in questo caso saranno disponibili due opzioni di installazione: 

1. per l’intero dominio (opzione “installazione come amministratore”)
2. per il singolo utente.
   L’installazione per l’intero dominio abilita l’accesso a Regystrum da parte degli utenti interni al dominio selezionati dall’amministratore, nonché la condivisione interna dei protocolli e la loro assegnazione e presa in carico. 

NB: Se nell’account amministratore di GW sono presenti altri domini (secondari e alias) anche gli utenti di questi domini potranno essere abilitati ad accedere a Regystrum

• un utente ordinario di GW o da utente di Gmail gratuita; in questo caso sarà disponibile solo l’installazione per il singolo utente, che non consente il ciclo di condivisione interna e presa in carico (su questo punto si veda il paragrafo “Assegnazione per conoscenza e per competenza”). 

Per l’installazione effettuata da utenti singoli, l’unico account disponibile è il proprio.
Completato questo passaggio, sarà possibile entrare in Regystrum e personalizzare le impostazioni. Fra le prime impostazioni a cui si raccomanda di mettere mano prima di iniziare ad effettuare protocollazioni, quella dei Ruoli degli utenti (si veda al proposito il par. “Impostazioni”).

Accesso a Regystrum

Come già visto per “installazione e primo accesso” , per accedere a Regystrum bisogna fare click sull’icona  in alto a destra nella schermata di Gmail (o di altra App:  Drive, Calendar ecc.), quindi sull’icona di Regystrum nell’area delle “Apps da Marketplace” :

Operazione di protocollazione

Un utente che abbia il ruolo di protocollista (per impostare i ruoli utente si veda il par. “Utenti”) può effettuare la protocollazione di file. Dal menù “Registra” avrà accesso all’apposita schermata, che si presenterà in forma diversa a seconda dell’impostazione dei metadati custom effettuata dall’amministratore (per questo si veda “Impostazioni/Metadati Custom”).

Se non sono stati aggiunti campi custom (un campo custom inserito spesso è “in entrata/uscita”), la schermata di protocollazione si presenta così:

E’ possibile registrare più documenti e file sotto lo stesso protocollo, come a creare un “fascicolo”; ciascun file avrà un proprio numero di identificazione associato al numero di protocollo. La selezione dei file può essere effettuata sia dal dispositivo in uso (“da questo device”), sia dal Drive dell’utente (“da Google Drive”).

E’ inoltre possibile scegliere di inserire il numero di protocollo all’interno dei file (c.d. “segnatura di protocollo”). Questa opzione è disponibile per file png e pdf non criptati. Il numero di protocollo comparirà nella posizione scelta dall’utente amministratore.

Effettuata la selezione dei file e completato l’inserimento dei dati, basta cliccare il bottone “crea protocollo” e Regystrum inizia il caricamento dei file e la loro registrazione. Questa operazione può arrivare a durare qualche minuto nel caso i file selezionati dal dispositivo in uso siano molti e/o di dimensioni rilevanti. La dimensione totale dei file scelti dal dispositivo non può superare i 30 MB per singola operazione, quindi si può superare effettuando una successiva integrazione di file. Al contrario, la dimensione dei file selezionati dal Drive non è soggetta a limitazioni.

Terminata la protocollazione, Regystrum presenta automaticamente la schermata per l’assegnazione dei file appena protocollati. E’ possibile saltare questa fase e svolgerla in un secondo momento; in tal caso è possibile chiudere la finestra di condivisione rimanendo all’interno della schermata con i dettagli del protocollo appena creato.

E’ anche possibile effettuare la protocollazione/archiviazione di file direttamente dall’interfaccia di Gmail^TM. Per fare ciò è necessario installare il widget Regystrum per Gmail^TM dalla seguente pagina del Marketplace:  https://workspace.google.com/marketplace/app/regystrum_per_gmail/266159728487?hl=it

Dopo l’installazione comparirà l’icona di Regystrum nella barra di menù verticale a destra dell’interfaccia di Gmail, cliccando la quale comparirà il widget:

Condivisione e assegnazione per conoscenza e per competenza

Al termine dell’operazione di protocollazione, o anche successivamente facendo click su “Condividi” all’interno della schermata di dettaglio del protocollo, è possibile condividere il file o i file protocollato/i:

1. con utenti esterni al dominio di installazione
2. con utenti interni al dominio di installazione
3. per competenza con utenti interni al dominio di installazione. In questo caso la condivisione comporta anche l’assegnazione di un task connesso. Se l’assegnatario per competenza è un gruppo, solo utenti abilitati come “Task Owner” per quel gruppo, potranno prendere in carico l’assegnazione (si veda par. “Utenti – attivazione e ruoli”).

NB: Le opzioni di condivisione 2 e 3 sono disponibili unicamente nel caso di installazione per l’intero dominio.

Vediamo una ad una le 3 possibili condivisioni/assegnazioni.

Presa in carico di un protocollo assegnato per competenza

Un protocollo assegnato per competenza, oltre che essere notificato all’assegnatario via email,  comparirà nella sua dashboard con lo stato “pending”. L’assegnatario potrà quindi prenderlo in carico dall’interno della schermata dei dettagli del protocollo, cliccando su “prendi in carico”, come si vede in questa immagine:

Se il protocollo è stato assegnato ad un gruppo, esso potrà essere preso in carico solo da utenti che sono stati abilitati come “Task Owner” di quel gruppo (si veda al proposito il par. “Utenti – attivazione e ruoli”).

La presa in carico del protocollo ne farà cambiare lo stato da “Pending” ad “Assigned”, mentre all’interno della schermata dei dettagli del protocollo il bottone “Prendi in carico” si trasforma in “Segna come fatto”, predisponendosi quindi al monitoraggio dell’esecuzione del task.

La presa in carico farà sì, inoltre, che il task associato venga automaticamente inserito tra le attività (o task, se l’interfaccia è in inglese) in Gmail e nel Calendar dell’assegnatario, in corrispondenza della data di scadenza.

L’assegnatario ha la possibilità di aggiungere delle note all’atto della presa in carico. A seguito dell’esecuzione del task l’assegnatario potrà infine cliccare “Segna come fatto”, la qual cosa cambierà lo stato del protocollo da “Assigned” a “Done” (fatto).

I cambiamenti di stato sono evidenziati anche all’interno della dashboard, nonchè della schermata di dettaglio del protocollo, dell’utente protocollista, che potrà così monitorare costantemente lo stato di un protocollo.

Stato di un protocollo

Ricapitoliamo qui i possibili stati di un protocollo assegnato per competenza:

• Pending: il protocollista ha designato un assegnatario per competenza del protocollo, ma l’assegnatario non lo ha ancora preso in carico
• Assigned: l’assegnatario per competenza, o il “Task Owner” di un gruppo assegnatario per competenza, ha preso in carico il protocollo
• Done: l’assegnatario per competenza ha segnalato di aver completato il task.

Quando non è indicato alcuno stato, vuol dire che il relativo protocollo non è stato assegnato per competenza.

Modifiche (rimozione/aggiunta di un file, modifica dei metadati, annullamento di un protocollo)

E’ possibile modificare tutti i campi di un protocollo successivamente alla sua creazione, ed anche annullarlo. Qualsiasi modifica verrà registrata e resterà quindi consultabile nella “Storia” del protocollo (si veda al proposito il par. “Schermata di dettaglio, storia e stampa”) ed al contempo nel file di log dell’applicazione, scaricabile dall’interno del pannello di amministrazione (si veda al proposito il par. “Impostazioni – File di log”). Per apportare modifiche, si deve accedere al menù “Modifica” presente all’interno della schermata di dettaglio del protocollo:

In modalità “modifica” è possibile apportare tutte le seguenti modifiche:

• eliminare uno o più file dal fascicolo di protocollo. Ciascun file rimosso rimarrà comunque rintracciabile attraverso un link presente nella “Storia” del protocollo
• aggiungere file
• cambiare titolo e descrizione
• modificare i valori dei metadati (campi custom)
• Ogni modifica resterà comunque tracciata nella “Storia” del protocollo.

Nell’esempio che segue è visibile nella storia del protocollo la modifica apportate al campo titolo. Per vedere il dettaglio della modifica (Audit) basta fare click col mouse sulla riga di interesse.

Nel successivo esempio è visibile il tracciamento di un file eliminato:

L’annullamento di un intero protocollo si effettua invece cliccando su “Annulla protocollo” e presenta un passaggio di richiesta dei motivi dell’annullamento e di eventuale notifica ai precedenti destinatari:

L’annullamento resterà visualizzato in rosso accanto al titolo del protocollo:

Dashboard

La dashboard è la prima schermata che Regystrum presenta all’accesso e contiene la lista dei più recenti protocolli che l’utente è abilitato a vedere. La lista è ordinabile per le intestazioni dei campi e filtrabile per stato.

Quando un protocollo è stato visualizzato ed eventualmente lavorato, oppure annullato, o in ogni caso in cui non sussistono più motivi per tenerlo in evidenza, è consigliabile rimuoverlo dalla dashboard utilizzando l’apposito bottone “Rimuovi dalla dashboard”. Anche dopo la rimozione dalla dashboard, in ogni caso, il protocollo potrà sempre essere ritrovato all’interno dell’Archivio.

Schermata di dettaglio, storia e stampa di un protocollo

Cliccando sul numero di un protocollo nella dashboard o nell’archivio si accede alla schermata contenente tutti i dettagli di quel protocollo. In questa schermata è anche possibile accedere in visualizzazione ai file protocollati e se si desidera scaricarne una copia in locale.
Questa stessa pagina contiene i bottoni per prendere in carico o identificare come completato un task connesso al protocollo (al proposito si veda il par. “Presa in carico di un protocollo” e il par. “Stato di un protocollo”).
In fondo alla schermata è presente l’intera “Storia” del protocollo, ovvero tutti i dettagli relativi alla creazione, alle modifiche e alle assegnazioni. Una registrazione completa di tutto quanto fatto all’interno di Regystrum è presente anche all’interno del menù “Impostazioni” (si veda al proposito il par. “File di log”).
La schermata può essere stampata cliccando il bottone “Stampa” in alto a sinistra.
Interessante notare che il protocollista ha facoltà, in questa stessa schermata, di modificare o eliminare singoli task connessi al protocollo.

Archivio e ricerca

L’Archivio è quindi il luogo in cui tutti i protocolli sono rintracciabili e consultabili. Per questo, in testa alla schermata dell’archivio è presente un modulo che permette di ricercare i protocolli attraverso qualsiasi campo utilizzato all’atto della protocollazione. Cliccando “Ricerca avanzata” compariranno nel modulo di ricerca anche i campi cosiddetti “custom”, ovvero creati dall’amministratore in aggiunta a quelli di default (si veda al proposito il par. “Impostazioni – Metadati Custom”). Anche questi campi sono quindi utilizzabili per la ricerca.

La ricerca utilizza l’algoritmo di ricerca di Google ed è applicabile anche alle eventuali parti testuali contenute all’interno dei file protocollati (ricerca “Full Text”).

I risultati della ricerca sono ordinabili per data, titolo, competenza ecc. e filtrabili per stato rispetto a specifici assegnatari.

Da notare, inoltre, la presenza del tasto “Export” che permette di esportare in formato .csv tutti i metadati relativi ai protocolli ricercati, quindi anche intere serie di protocolli compresi nel range temporale impostato nel modulo di ricerca.

I protocolli presenti nell’archivio hanno quale repository un unico account di Google Drive scelto dall’amministratore all’atto dell’installazione (si al proposito il par. “Installazione e Primo Accesso”).

Sul Drive selezionato, Regystrum creerà la seguente struttura di cartelle: Regystrum > Anno > Mese (in forma di numero, es: 01 per il mese di gennaio) > numero protocollo. All’interno della cartella nominata con il numero di protocollo Regystrum collocherà tutti i file appartenenti a quel protocollo:

Impostazioni e personalizzazioni

All’interno di Regystrum l’utente amministratore ha a disposizione un’ampia gamma di possibili impostazioni e personalizzazioni. Vediamole nell’ordine:

Metadati Custom

Regystrum permette di associare ai file protocollati, al fine di renderli meglio ricercabili e classificarli, metadati custom che possono essere creati e modificati nella schermata qui di seguito raffigurata.

Importante: prima di procedere alla creazione dei metadati, si raccomanda di avere ben chiara, fin nei dettagli, la classificazione che si vuole implementare attraverso il loro utilizzo, in quanto la loro creazione è una operazione irreversibile. Una volta creato, infatti, un metadato non potrà più essere eliminato o modificato (fanno eccezione le serie del tipo “lista”, si veda oltre); potrà però essere disabilitato, in modo che l’applicazione non lo proponga più in occasione delle operazioni di protocollazione successive alla disabilitazione. Per mantenere inalterata la storia delle protocollazioni effettuate precedentemente alla disabilitazione, infatti, queste continueranno a presentare il valore relativo al metadato disabilitato.

Per creare un metadato fare clic su “aggiungi campo” e poi, nella schermata che compare, dare un nome al label del campo e scegliere il tipo tra “testo”, “flag” e “lista”. La scelta del tipo “testo” farà sì che il metadato consista in un campo di testo libero; “flag” ne farà un campo da spuntare, mentre “lista” permette di configurare un menù “a tendina” con una serie di valori tra cui scegliere.

Nel caso del tipo “lista”, la serie dei valori potrà essere impostata in un secondo passaggio, scegliendo “modifica valori” in corrispondenza del metadato appena creato, come nella schermata che segue, che contiene un esempio della classica suddivisione dei documenti tra “in entrata / in uscita / interni”.

NB: la serie dei valori potrà sempre essere modificata in un secondo momento.

Da rilevare, infine, che ogni metadato può essere reso obbligatorio o facoltativo. Questa opzione potrà sempre essere modificata successivamente.

Settings (impostazioni generali)

Questa schermata contiene le stesse scelte richieste da Regystrum all’atto della prima impostazione (basic settings), ovvero:

• l’account Drive da utilizzare per l’archiviazione dei file (immodificabile dopo aver fatto la scelta all’atto dell’installazione)
• la lingua dell’interfaccia
• l’obbligatorietà o meno di caricare un file contestualmente alla creazione del protocollo (alcune organizzazioni preferiscono poter creare un protocollo e successivamente inserire in esso file che l’applicazione identifica comunque uno per uno, altre organizzazioni creano comunicazioni che nascono protocollate direttamente con Regystrum, senza allegare file)
• un eventuale prefisso da anteporre al numero di protocollo (es: il nome dell’organizzazione)
• la posizione del documento (pdf o png) in cui, se richiesto dall’utente protocollista, Regystrum imprimerà il numero di protocollo (posizione di default: in alto a destra).

L’utente amministratore, invece, è individuato automaticamente dall’applicazione ed è lo stesso amministratore di GW.

L’unica impostazione che non può essere modificata successivamente alla prima impostazione, quindi, è quella dell’account Drive che conterrà il repository. La scelta di questo account, quindi, deve essere fatta in maniera oculata all’atto dell’installazione. E’ altamente consigliabile, inoltre, attivare per quell’account l’autenticazione a due fattori dal pannello di amministrazione di GW.

Settings

A seguito della prima importazione dei gruppi e degli utenti, tutti gli utenti GW vengono attivati di default, quindi starà all’amministratore, eventualmente, disattivare quelli che non desidera possano accedere a Regystrum.

L’amministratore potrà quindi configurare come desidera i ruoli degli utenti.

Il ruolo di ciascun utente può essere differenziato rispetto ai gruppi di cui fa parte.

Quali sono i ruoli e come configurarli:

Utente (standard): può accedere a Regystrum per visualizzare e ricercare i file che gli sono stati inviati per conoscenza o per competenza, riceve le relative email di notifica in Gmail. Può prendere in carico i task relativi ai documenti che gli sono stati assegnati per competenza. NON PUO’ prendere in carico task assegnati per competenza al gruppo di cui fa parte. Si dà ruolo standard ad un utente se in corrispondenza del suo nome si spunta solamente il check “Attivo” (NB: a seguito del primo setup di Regystrum, tutti gli utenti risultano già attivati di default).

Task Owner: oltre a quanto descritto per l’utente basico, ha la possibilità di prendere in carico, per conto del gruppo di cui fa parte, i task eventualmente associati ai file inviati al gruppo per competenza. Per fare di un utente basico un task owner, spuntare anche il check in corrispondenza di task owner. Se l’utente fa parte di più gruppi, apporre il segno di spunta in corrispondenza del gruppo o dei gruppi di cui si desidera che sia task owner.

Protocollista Interno: è un ruolo che permette ad un utente, indipendentemente dagli eventuali altri ruoli che gli sono stati assegnati, di protocollare file che saranno visibili solo dai componenti del gruppo a cui appartiene e per cui è protocollista interno, e quindi assegnarli per competenza solo all’interno del gruppo, mentre può condividere per conoscenza all’interno dell’intero dominio. Per assegnare il ruolo di protocollista interno, basta spuntare il check in corrispondenza del gruppo o dei gruppi per i quali si desidera che l’utente sia protocollista interno.

Protocollista: questo ruolo permette ad un utente di protocollare file e assegnarli, per conoscenza o competenza, a qualsiasi utente e gruppo dell’organizzazione. Il ruolo di protocollista sovrascrive quello di protocollista interno.

Amministratore: è lo stesso utente amministratore del dominio GW. Può abilitare e disabilitare gli utenti, assegnare i ruoli, sincronizzare gli utenti e i gruppi con quelli di GW, gestire i metadati, scaricare il file di log. E’ individuato in automatico da Regystrum all’atto dell’installazione e non può essere modificato.

Gruppi (abilitazione dei gruppi, sincronizzazione dei gruppi e degli utenti)

All’atto dell’installazione, Regystrum importa automaticamente i gruppi e gli utenti creati in GW per il dominio, in modo da renderli subito disponibili all’interno dell’applicazione. Successivamente l’amministratore potrà mantenere sincronizzati gli utenti e i gruppi avviando la sincronizzazione ogni qual volta lo ritenga opportuno, ad esempio a seguito di cambiamenti organizzativi. In questo modo l’organizzazione presente in Regystrum sarà sempre allineata con quella gestita all’interno di GW. 

L’operazione di sincronizzazione dei gruppi avviene in maniera silente quando si clicca “sincronizzazione gruppi” all’interno del pannello di amministrazione, menù “gruppi”. La stessa cosa avviene per la sincronizzazione degli utenti.

Ciascun gruppo può essere abilitato o disabilitato per essere utilizzato all’interno di Regystrum mediante l’apposita spunta. A seguito dell’installazione di Regystrum, tutti i gruppi sono abilitati di default, quindi starà all’amministratore disabilitare quelli che non desidera utilizzare all’interno di Regystrum.

File di log

Qualsiasi operazione effettuata da qualsiasi utente all’interno di Regystrum (creazione, modifica, assegnazione, annullamento ecc.) viene registrata in un apposito file di log che è scaricabile in formato .txt cliccando “Scarica file di log”, ultima voce del menù all’interno della schermata “Impostazioni”, visualizzabile solo da utente amministratore