Angeli in Moto
Digitalizza la gestione documentale con Regystrum
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Settore: Volontariato, Terzo Settore
www.angeliinmoto.it

Autore: Ing. Floriano Caprio
Vice Presidente di Angeli in Moto Onlus


L’associazione

Angeli in Moto è un’associazione di volontariato che oggi conta più di 900 volontari in oltre 55 province d’Italia.
Si occupa di distribuire a domicilio, coprendo l’intero territorio nazionale, farmaci, beni di prima necessità e ausili sanitari. La corposa presenza sul territorio permette agli “Angeli in moto” di rispondere ad ogni richiesta in maniera capillare e tempestiva.Tutto ciò sulla base di due fortissime passioni che accomunano i suoi membri: il volontariato e le due ruote.


Le esigenze gestionali

Un’organizzazione così diffusa sul territorio ha processi delocalizzati ma al tempo stesso controllati ed approvati centralmente. Pertanto diventa fondamentale un sistema che consenta di gestire, in modo sicuro: comunicazioni, documentazione, certificati, richieste di servizi, verbali di riunione, circolari operative. Uno dei processi più onerosi per una organizzazione di volontariato come la nostra è certamente la gestione delle domande di ammissione dei volontari insieme alla gestione dei relativi certificati di formazione. La complessità non è solo nell’archiviare i contenuti in modo sicuro e a norma di legge ma anche nella necessità di poterli ricercare rapidamente dando visibilità degli stessi per competenza in base alla provincia di appartenenza. 

I motivi della scelta

Dopo aver valutato diverse applicazioni di gestione documentale, archivio e protocollo, la scelta di Angeli in Moto si è orientata su Regystrum in quanto ha una integrazione nativa con Google Workspace (Gsuite) e sfrutta tutte le potenzialità native della piattaforma stessa sia per l’archiviazione che per la ricerca. L’aspetto fondamentale è la possibilità di importare nativamente gli utenti dalla Gsuite assegnando a ciascuno un ruolo differente in base alla provincia di appartenenza. Ultimo, ma non meno importante, il modello economico di Regystrum specifico per no profit che rende possibile adottare una soluzione di classe enterprise anche nel terzo settore.

I risultati

Come tutte le innovazioni tecnologiche naturalmente abbiamo dovuto favorire l’adozione dello strumento da parte di tutti. La formazione iniziale fatta dai tecnici di Regystrum ed i 6 mesi di sperimentazione hanno consentito realmente di modellare il sistema sulle nostre esigenze.

Da inizio anno oltre 900 processi relativi all’inserimento di nuovi volontari o alle loro dimissioni sono gestiti dal sistema; sono stati protocollati 70 verbali tra quelli di sezione e quelli del direttivo nazionale; sono state protocollate oltre 10 pratiche dirette con la pubblica amministrazione, e tutte le ricevute delle spese sostenute e le ricevute fornite per le donazioni ricevute.

Abbiamo reso il sistema un punto chiave dei nostri processi sia per i processi di approvazione del direttivo sia per l’archiviazione dei documenti. 

Contiamo di terminare la migrazione entro fine anno anche di tutta la gestione dei certificati dei volontari e del processo di attivazione dell’assicurazione.

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Per eseguire l’installazione a livello di interna organizzazione, è necessario utilizzare un account amministratore di Google Workspace (G Suite). Per installazioni singole è sufficiente un account utente ordinario. Per installazioni personali si può utilizzare il proprio account Gmail.

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